Perangkat lunak ini membantu mengelola semua pengeluaran karyawan, seperti mengambil makanan perusahaan untuk mengantar klien makan malam, atau mengambil penerbangan pagi untuk pergi bekerja. Dengan begitu banyak perusahaan yang memiliki karyawan yang melakukan perjalanan setiap hari, ada cukup banyak pemborosan dalam perjalanan tanpa menambah keuntungan melalui manajemen pengeluaran yang tidak efisien. Jika Anda menghabiskan uang untuk perangkat lunak manajemen biaya perjalanan, ini akan membantu Anda mengelola perjalanan perusahaan dan mengurangi biaya. Akun perjalanan bisnis memiliki banyak kategori untuk dipilih, seperti laporan pengeluaran untuk masing-masing pekerja, laporan pengeluaran untuk seluruh perusahaan, atau jika Anda perlu melacak pengeluaran perjalanan perusahaan individual untuk tujuan penagihan. Laporan pengeluaran membantu Anda mengelola dan memantau biaya perjalanan dan jarak tempuh karyawan.
Saat Anda menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk usaha kecil, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi di bawah kendali Anda. Laporan pengeluaran harus mencakup semuanya mulai dari saat barang dibeli hingga siapa yang memesannya, apa barangnya, nilai dolar yang tepat, dan tanggal pengirimannya. Ini memudahkan Anda untuk mengidentifikasi sumber pengeluaran berlebih. Melacak item-item ini akan memungkinkan Anda dengan cepat menghilangkan atau mengurangi pengeluaran yang sia-sia untuk memastikan bahwa Anda hanya menempatkan modal perusahaan Anda untuk keperluan yang diperlukan.
Perangkat lunak manajemen pengeluaran berbasis cloud sering digunakan oleh toko e-commerce untuk meningkatkan organisasi. Manajemen berbasis cloud menghilangkan banyak kerepotan yang datang dengan menggunakan pemeriksaan kertas. Dengan e-commerce, perusahaan memiliki kemampuan untuk mencetak struk sendiri ketika mendapat izin dari pelanggan. Alih-alih pergi ke kasir setempat untuk mendapatkan cek, pelanggan mengisi aplikasi elektronik di situs web Anda dan mengirimkannya melalui gateway pembayaran kepada Anda. Saat pesanan diproses, Anda mencetak tanda terima, melampirkannya ke faktur, dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Anda tidak perlu mencetak cek lagi.
Usaha kecil juga bisa mendapatkan keuntungan besar dari perangkat lunak manajemen pengeluaran. Kebijakan perusahaan Anda dapat diakses melalui koneksi jarak jauh yang aman, memungkinkan Anda dengan cepat mengidentifikasi data yang salah, tidak lengkap, atau kedaluwarsa. Anda kemudian dapat mengambil tindakan untuk memperbaikinya, yang akan mengurangi waktu karyawan yang tidak perlu yang seharusnya dihabiskan untuk mencari data yang hilang. Kebijakan pengeluaran juga dapat dipantau dari jarak jauh dari kantor atau rumah Anda, jika Anda memilih untuk menggunakan layanan berbasis internet.
Jenis lain dari perangkat lunak manajemen pengeluaran disebut manajemen penggantian biaya. Dengan manajemen penggantian biaya, Anda dapat menentukan berapa banyak yang berhak diklaim oleh karyawan Anda berdasarkan kebijakan perusahaan Anda, dan kemudian menentukan berapa banyak yang Anda perlukan untuk mengganti karyawan Anda untuk setiap klaim yang mereka buat. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa uang tidak terbuang percuma untuk jumlah klaim yang berlebihan atau klaim yang berlebihan yang dibuat oleh karyawan. Karyawan yang memperoleh informasi penggantian terperinci dari kebijakan penggantian pengeluaran Anda sering meminta lebih sedikit daripada yang seharusnya mereka miliki. Jika Anda memiliki kebijakan yang tepat, Anda juga akan menemukan bahwa lebih sedikit karyawan yang akan menerima cuti tanpa mengetahui berapa banyak yang akan mereka terima berdasarkan kebijakan Anda.
Terkadang, perusahaan mungkin memerlukan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk membantu mereka mengelola biaya perjalanan mereka. Ketika seorang karyawan bepergian ke luar perusahaan untuk tujuan bisnis, mungkin ada laporan pengeluaran terpisah untuk perjalanan pribadi dan perjalanan bisnis karyawan tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan menggunakan kendaraannya sendiri untuk perjalanan bisnis, tetapi membayar biaya tersebut di tempat kerja, mungkin tampak seolah-olah karyawan tersebut secara pribadi mengganti biaya perjalanan tersebut, padahal kenyataannya, perusahaannya membayar untuk perjalanan tersebut. . Solusi manajemen biaya dapat membantu Anda mengelola jenis biaya perjalanan ini dengan cara yang memastikan bahwa perusahaan Anda hanya membayar sesuai haknya. Anda dapat merancang polis Anda untuk hanya membayar pengeluaran aktual, menghilangkan biaya “keausan” dan memberikan perincian baris demi baris sehingga Anda dapat menentukan klaim karyawan mana yang memenuhi syarat dan klaim mana yang tidak memenuhi syarat. Ini dapat membantu memastikan bahwa uang perusahaan Anda dibelanjakan dengan bijak saat melakukan perjalanan.
Ada banyak aspek yang berbeda untuk manajemen akun dari data secara umum. Bisnis kecil perlu melacak pengeluaran lebih dari perusahaan besar, dan karena sebagian besar bisnis kecil biasanya merupakan operasi milik keluarga, meluangkan waktu untuk mengelola catatan karyawan secara efektif dapat menjadi tantangan. Saat Anda menggunakan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran, Anda dapat menyederhanakan proses pencatatan dan menghilangkan kesalahan yang datang dengan pencatatan manual. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk membuat laporan yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran setiap karyawan dan mengatur semua catatan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana bisnis kecil Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak manajemen pengeluaran, hubungi penyedia solusi Anda hari ini.
