Musim liburan adalah waktu yang ideal untuk mempererat hubungan bisnis – mengungkapkan apresiasi kepada pelanggan yang sudah ada, berhubungan kembali dengan pelanggan lama, dan berhubungan dengan calon pelanggan. Kartu ucapan Anda, jika dikirim dengan cara yang bijaksana, dapat menjadi alat pemasaran yang akurat dan efektif untuk organisasi Anda, dan dapat mengungkapkan kepada kontak Anda betapa perusahaan Anda menghargai hubungannya dengan mereka. Berikut adalah beberapa aturan etiket bisnis umum yang perlu diingat.
Kirimkan kartu liburan Anda sesegera mungkin setelah Thanksgiving.
Kartu pertama yang diterima pelanggan Anda biasanya adalah kartu yang paling mereka ingat – dan paling lama dipajang! Mengirimkan kartu liburan Anda sebelumnya juga memastikan bahwa harapan baik Anda tiba sebelum penerima mengambil cuti untuk liburan atau tutup perusahaan untuk liburan.
Kirim kartu liburan ke semua orang penting di daftar kontak Anda!
Kartu liburan bisnis Anda adalah cara terbaik untuk 1) selalu mengingat perusahaan Anda dan 2) memberi tahu kontak Anda bahwa Anda memikirkan mereka selama liburan. Perusahaan mereka mungkin tidak melakukan bisnis dengan Anda hari ini tetapi mungkin memerlukan layanan Anda di masa mendatang, atau kontak tersebut mungkin merujuk Anda ke rekan kerja. Dan jangan lupa — asisten administrasi kontak harus menjadi orang kunci dalam daftar Anda.
Kirim kartu liburan yang mengungkapkan penghargaan, harapan baik, dan kemakmuran.
Taruhan yang aman adalah tetap dengan tema “Season’s Greetings” atau “Happy Holidays”. Kirim kartu yang mencerminkan tema agama atau budaya (Hanukkah, Natal, atau Kwanzaa) hanya jika Anda benar-benar yakin penerima merayakan hari raya tersebut.
Beri label pada kartu ucapan Anda dengan tepat.
Selalu gunakan alamat di amplop (Tn., Ny., Ny., D., dll.). Untuk rekan bisnis wanita, gelar standar yang digunakan di Amerika Serikat adalah “Nyonya”, kecuali penerima memiliki gelar profesional (Dr., Senator, dll.) atau menunjukkan preferensi untuk “Nona”. atau “Nyonya.”
Pastikan nama kontak dan alamat perusahaan Anda sudah yang terbaru.
Jika kartu dikirimkan ke alamat bisnis, tujukan hanya ke kontak bisnis (kecuali pasangannya juga bekerja di sana).
Jika kartu dikirim ke rumah, tambahkan sentuhan pribadi dengan menyapa keluarga (“Tuan dan Nyonya John Smith” atau “Tuan dan Nyonya John Smith dan Keluarga”).
Tetap up to date dengan setiap perubahan (perkawinan, perceraian, kematian), yang dapat mempengaruhi cara kartu Anda diproses.
Personalisasikan, sesuaikan, dan personalisasikan!
1. Tandatangani setiap kartu. Meskipun kartu tersebut sudah dicetak sebelumnya, merupakan langkah cerdas untuk menulis tanda tangan Anda dan catatan singkat di kartu tersebut. Catatan tulisan tangan sederhana seperti, “Terima kasih atas bisnis Anda tahun ini! Sam” sangat membantu dalam memberi tahu klien bahwa Anda benar-benar menghargai hubungan tersebut.
Asumsikan bahwa kartu tersebut akan dilihat dan dibaca oleh orang lain dalam organisasi – jadi, buat catatan Anda tetap profesional dan singkat. Tanda tangani saja nama Anda (hanya cantumkan nama pasangan Anda jika dia pernah bertemu dengan mitra bisnis Anda).
Jika departemen yang berbeda mengirimkan kartu ucapan, pesanlah kartu ucapan yang dicetak dalam batch yang lebih kecil—setiap batch dicetak dengan salam pribadi dan tanda tangan individu (atau departemen) yang mengirimkannya.
2. Gunakan amplop buatan tangan dan disegel dengan tangan. Gunakan stempel yang ditempatkan dengan tangan alih-alih stempel meteran untuk mengurangi tampilan “surat massal”. Juga lebih pribadi untuk memproses amplop secara manual. Jika Anda memiliki banyak alamat manual, gunakan font bergaya teks keren di komputer, atau gunakan label alamat yang jelas, bukan yang buram.
3. Identifikasi perusahaan Anda! Lampirkan foto anggota tim yang pernah mengerjakan bisnis klien Anda. Ini sering digunakan pada kartu foto. Namun, melampirkan foto di dalam kartu ucapan hari raya biasa akan meninggalkan kesan abadi pada pelanggan Anda.
